Archivnictví a spisová služba – povinná elektronizace spisové služby pro veřejnoprávní původce od 1. 1. 2027

Cílem vzdělávacího programu Seminář se zaměřuje na povinnost přechodu na elektronickou spisovou službu (eSSL). Účastníkům bude objasněna současná legislativa, a z ní vyplývajících povinností pro veřejnoprávní původce při přechodu na elektronickou spisovou službu. Seminář poskytne přehled praktických kroků nezbytných pro úspěšný přechod na digitální prostředí. Dozvíte se, co vše je potřeba připravit před zavedením nové elektronické spisové služby, co to znamená atestovaná spisová služba a kdo ji bude muset používat. Budeme hovořit o výjimkách pro školy a menší obce, o tom, jak správně připravit stávající dokumenty a spisy k migraci dat. Dále také o povinnosti vytvořit nové nebo upravit stávající vnitřní předpisy a také o tom, jak přistupovat k hybridním spisům. 

Součástí semináře je rovněž celková problematika archivnictví a spisové služby. Objasňuje a vysvětluje všechno potřebné k řádnému vedení spisové služby, tak, aby byla v souladu s požadavky aktuální legislativy. Seminář je určen všem zaměstnancům veřejné správy, škol a školských zařízení, příspěvkových organizací a zaměstnanců kulturních a zdravotnických zařízení, kteří mají na starosti jakoukoli agendu a zároveň pro ty, kteří zabezpečují chod podatelen a spisoven.

1. Seznámení s legislativou a nejnovějšími změnami zákona a vyhlášky.

2. Jak správně vést elektronickou spisovou službu.

3. Změna tvorby spisu podle nové vyhlášky.

4. Nutná změna spisového řádu a jeho nedílné součásti – spisového a skartačního plánu (dokumenty typu „V“ se již nepoužívají, jak je správně změnit a zařadit).

5. Vysvětlení pojmů a jak správně označovat, evidovat, vyřizovat a ukládat spisy.

6. Spisovna a její správné umístění a vybavení, co je to elektronická spisovna.

7. Skartační řízení – jak při něm správně postupovat, jak provádět elektronickou skartaci.

8. Spisová rozluka a vedení spisové služby v mimořádných situacích.

9. Diskuse bude probíhat po celou dobu semináře, budeme se zabývat řešením konkrétních problémů účastníků v oblasti spisové služby.